合理规划接待组,方便客户分流,提高客服转接合作效率。接待分组的基本设置和分配规则完成后,接待分组将被调用到每个会话渠道,正式接待将被打开。
管理员可在账户中心会话接待组查看并管理所有接待组:
客户进入接待流程后,假设分配接待组接待,企业应根据自身需要提前分配小组分配规则,确保客户服务有效接待,有序不漏客户。
点击会话接待分组的“新建”或“编辑”进入组内分配规则设置,包括:分配对象、分配顺序和超时提醒及重新分配:
1.分配对象
根据员工在线情况分配客户,提供两种选择:
1)PC客户端或移动终端:当员工在PC客户端或移动终端上线时,将客户分配给他。
2)仅PC客户端:只有当员工PC客户端在线时,才分配给他。移动端在线时不会分配给他。
2.分配顺序
优先分配规则(优先归属人/优先接待人)和基本分配规则(按空闲率/接待人数/轮流分配)。
如果企业希望客户尽可能接待相同的客户服务,建议这样设置:
售前清洗转化:优先归属人>优先上次接待人>轮流分配
售后接待咨询:优先上次接待人>按空闲率(若有归属需求则:优先归属人>优先上次接待人>按空闲率)
选择“优先归属人”后,根据实际接待场景决定是否勾选“归属人独占”:
1)勾选后,无论归属人是否可接待,客户始终分配给归属人,适用于一对一专属服务。
2)不勾选,那么当归属人不可接待时,客户被重新分配给其他人,这样可以保证客户有人接待,不会卡在归属人这里。
优先分配规则不是必选,基础分配规则必须三选一。以上五种分配规则的先后顺序由企业决定。设置分配顺序时,从左到右依次选择,选择完前一项再进入到后一项:
·优先归属人:已设置归属人的客户进线咨询时,会优先由归属人接待(即使归属人不在该组内也会分配给他)
·优先接待上次:当客户没有第一次在线咨询时,优先接待上次接待客户的员工。
·按空闲率分配:将客户分配给当前空闲率(可接待数占接待上限的比率)最高的员工
·按接待人数分配:将客户分配给接待人数最少的员工。
·轮流分配:将客户轮流分配给员工
3.超时提醒及重新分配
客户分配给某客服后,客服无法及时响应怎么办?为降低客户流失风险提供两种方法。
1)超时提醒:设置超过一定时间后,系统提醒员工响应
2)超时重新分配:设置超过一定时间后,重新分配给其他可接待的客服(重新分配规则同基础分配规则)
超时提醒及重新分配中,包含“优先分配给归属人后超时未回复”及“优先分配给上次接待人后超时未回复”两种场景
*勾选“归属人独占”时,分配给归属人后不会发生超时转接
*默认进入页面时,超时提醒时间为30S,超时重新分配默认时间为3分钟,两项均不勾选
*每次会话只触发一次超时未响应判断
*分配进线会话从客户发送消息后开始计时;转移会话从客户成功转移到另一名员工后开始计时。
*员工若勾选“今日不再提醒”,则选中后至当天24:00止,将不再下发通知